Thesaurus und Schlagworte in Archiven

Themenreihe M-BOX und Thesaurus

Seit über 3 Jahren arbeite ich nun schon mit M-BOX und führe das betriebsinterne Dokumentenarchiv. Daten erfassen, Medien hinzufügen und beschlagworten, Recherche durchführen und Dokumente suchen. Eben alles was zu einer ordentlichen Archivierung in einem Unternehmen gehört.

Neben dem Tagesgeschäft lasse ich diese praktischen Erfahrungen bei der Archivierung von Dokumenten, Medien und Know-How in die Dokumentation der M-BOX Software einfließen. Neben der reinen Funktionsbeschreibung enthält diese also auch praktische Elemente aus der tatsächlichen Verwendung der Software.

Wie man sich leicht vorstellen kann, ist unser internes Archiv rasant gewachsen und hat schon nach wenigen Monaten einen Umfang erreicht, der ohne die Vernetzung neuer und bereits vorhandener Informationen schwer zu überblicken war. Etwa zur gleichen Zeit habe ich auch eine Einführung zum Thema Thesaurus gelesen, die bei mir einen Erkenntnisprozess ausgelöst hat. Und diese Erkenntnisse möchte ich hier teilen.

Vielleicht sind Begriffe wie Thesaurus und Schlagwortlisten für alle, die aus der Ecke Archivierung kommen, sonnenklar. Für jemanden, der eher auf eine kaufmännische Ausbildung zurückblicken kann, war es Neuland.

Meine wichtigste Erkenntnis war, dass ich für unser internes Dokumentenarchiv bereits unbewusst mit einer Schlagwortliste arbeite. Das sind im Prinzip alphabetisch geordnete Listen aus Schlagwörtern und Stichwörtern, die während der Katalogisierung entstehen. Ich arbeite dabei sogar mit einer minimalistischen Hierarchie, indem ich unseren Schlagwörtern Überbegriffe wie Geschäftspartner oder Stichwort zuweisen. Für die tägliche Arbeit im Büro ist diese einfache Beschlagwortung ausreichend.

Bei einer noch größeren Anzahl an Objekten bzw. der Zusammenarbeit mit vielen Kolleg*innen oder der Arbeit mit wissenschaftlichen Objekten sähe die Sache schon anders aus. In einem solchen Umfeld würde ich mit meiner doch subjektiv geprägten Beschlagwortung schnell an Grenzen stoßen.

Gesetzten Falles in einem Archiv würden 5 Kolleg*innen hergehen und lustig drauflos beschlagworten, wie ich das in meinem vergleichsweise kleinen Dokumentenarchiv mache, dann ist Unübersichtlichkeit vorprogrammiert.

Was muss bei der Beschlagwortung in Archiven beachtet werden?

Es erscheint mir wichtig sich Vorüberlegungen zu machen und dem Schlagwortkatalog eine Vorstruktur in Form von hierarchisierten Begriffen zu geben, sodass der Katalog zwar gegebenenfalls wachsen kann, aber das nicht subjektiv, sondern in objektiv vorgegebenen Bahnen passiert. Die Auswahl von Ober- und Unterbegriffen kann eine sehr subjektive Angelegenheit sein.

Schlagworte selber sind auch subjektiv, während der Laie einen Alltagsbegriff wählen wird, wird ein Experte einen juristischen oder technischen Begriff ob ihrer höheren Genauigkeit wählen. In einem guten Schlagwortkatalog setzt man solche Begriffe in synomymische Beziehung, um allen Suchenden ein gutes Ergebnis zu liefern.

Da Schlagwortkataloge recht einfach und flach sind, ist ab einem gewissen Archivumfang der Einsatz eines Thesaurus empfehlenswert. Das ist der Fall, wenn

  • mehrere hierarchische Schlagwortlisten gepflegt werden sollen,
  • die Ober- und Unterbegriffe objektiv vorgegeben sind (eventuell nach wissenschaftlichen Vorgaben),
  • eine objektiv nachvollziehbare Hierarchisierung auf mehreren Ebenen stattfindet,
  • internen Beziehungen wie Synonyme oder siehe-auch-Relationen gepflegt werden und/oder
  • Schlagwortlisten für ein spezifisches Feld den Anspruch auf Vollständigkeit erhebt.

Und so habe ich gelernt, dass es nicht immer notwendig ist, gleich die Königsklasse der Beschlagwortung in Form eines Thesaurus einzusetzen. Es kann bei kleineren Archiven die bessere Wahl sein, mit einfachen und strukturierten Schlagwortlisten zu arbeiten. Bei größeren Archiven kann der Einsatz eines Thesaurus entscheidende Vorteile bringen oder sogar notwendig sien.

Wir von M-BOX unterstützen gern beim Aufbau Ihres Archivs und der Strukturierung mit Schlagwortlisten oder Thesauri. Wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung bei der Archivierung brauchen, kontaktieren Sie uns!

Quelle der Erkenntnis: Praktische Handreichung für Bewegungsarchive. Thesaurus und Schlagwortliste. (Jürgen Bacia und Dorothée Leidig)